Jelenleg már kétféle megoldással számolhatnak a vállalatok: a hagyományos, fixen bérelt irodákkal, és az úgynevezett instant irodákkal. Utóbbiak lehetnek szolgáltatott irodák, vagy virtuálisak.
A virtuális irodák esetében azt kell megfizetni, hogy az adott vállalat elmondhassa magáról, hogy például egy "A" kategóriás, exkluzív irodaházban található az irodája: ez szerepel a cégbírósági végzésen, a névjegykártyáján, és a beérkező hívások és postaküldemények is ide futnak be.
Az irodaházban lévő titkárnő - aki egyszerre akár 15-20 cégnek is dolgozik - átkapcsolja a hívásokat a virtuális iroda bérlőinek mobiltelefonjára, de a hívó fél ezt nem tudja. Ha esetleg tárgyalásra kerülne sor, az irodaházban található tárgyalószobák bármelyike rövid időn belül kibérelhető, így az ügyfeleket nem kell a lakásunkban, a kevésbé reprezentatív irodánkban, vagy akár egy kávézóban fogadni. Kétségtelen, hogy másképp ítélnek meg az ügyfelek egy elegáns irodaházban irodát bérlő céget.
A hagyományos irodaházak méltányosabbnak tartják saját áraikat, és úgy gondolják, hogy egy komoly cég büdzséjébe belefér egy irodabérlet, ráadásul így saját maguk alakíthatják ki környezetüket, nem pedig készen kapják azt. De nem érdemes összehasonlítani a kétféle irodabérlési lehetőséget, hiszen más a két bérlemény célja és célcsoportja. Aki hosszú távon gondolkozik, és biztos az üzleti sikerében, annak nyilvánvalóan nem éri meg szolgáltatott irodát bérelnie, aki pedig egyelőre csak ki szeretné próbálni magát, inkább választja ezt a megoldást.
Virtuális irodaszolgáltatás az alábbi előnyöket jelentheti az irodaház bérlői számára:
- Jól csengő irodacím – ami rákerülhet a névjegykártyára, marketing brosúrákra.
- Levelek összegyűjtése és továbbítása – Összegyűjti az iroda bérlői leveleit, majd összecsomagolva az általa megadott címre továbbítja azokat
- Az irodaház teljesen felszerelt irodái és tárgyalói – komplett, minden igényt kielégítő tárgyaló, konferenciaterem igénybe vehető
- Adminisztratív és műszaki támogatás igény szerint
- Helyi telefonszám biztosítása - Helyi telefonszámon lesz elérhető az iroda bérlője ügyfelei és partnerei számára
- Személyre szabott híváskezelés – Az irodaház szakképzett recepciósai az iroda bérlőjének nevében fogadják hívásokat
- Hívásátirányítás – Lehetőség van arra, hogy az iroda bérlője hívásait az elsődleges telefonszámára irányítsák át
- Hangposta – Az iroda bérlője személyes hangposta-üzeneteinek folyamatos beállítása és lekérdezése
- Az iroda bérlője bejövő és kimenő faxainak kezelése
- Előcsarnokbeli cégnévsor – az irodaházban, a céglistában a bérlő neve a bérelt iroda megjelölésével kihelyezésre kerül
